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协会会议及会议旅游的特点

      其一,时间周期。协会会议及会议旅游为保证出席率,一般会在某一较为固定的时间举行,通常安排在工作日,因为人们不愿在周末休息时间开会。考虑到让会议出席者在会议之后进行一些休闲游览娱乐活动,大多数协会会议安排在下半周,这样不管是协会组织活动还是会议出席者自由出行,时间上都便于安排。对于全国性协会会议及会议旅游活动来讲,平均为3~5天,小型活动也许只要2~3天,绝大多数带有展示的会议活动不少于3天,因为许多展览公司在会议活动前还要举行销售会议,这类会议活动往往会使酒店获得相当多的额外业务。

      其二,前期准备时间。协会会议及会议旅游都是事先计划好的。总的来讲,会议规模越大,前期时间就越长,平均提前准备时间为:年会为1~4年;大型会议活动为35个月;其他类型的协会会议活动为8个月到1年,因为策划者清楚地意识到,不是每个酒店都适合他们举行会议活动的。他们需要时间在决策前去进行现场考察,向该酒店以前的客户核查曾在此召开会议活动的情况,并考察其他可供挑选的酒店。

      其三,地理位置。协会会议及会议旅游显示了明显的地理模式。绝大多数国际协会会在各大洲之间轮换进行选择,国内协会则在东西部之间,或者在南北部之间交替地进行选择。在具体确认地理位置时,既要让与会者感到交通方便,又要考虑协会负责人的感觉;既要考虑到气候、环境,又要综合当地城市形象和旅游景点。

      一般的,协会会议活动选址以区域总体选择为主,而不是针对某一特定的城市,许多选择还取决于协会会员对地理区域的特殊兴趣。对于协会举行的区域性会议及旅游活动,坦率地讲,一些会员不会特地为了这次会议活动而旅行到太远的地方。据一个办会负责人的工作记录显示,每年不管在哪开会,固定来的总是协会的主要核心成员,以及离会议活动地点较近的其他成员。

      许多省市协会的章程规定,协会必须把它们的会议活动选址局限在自己省市的范围之内,这是由协会业务的性质或协会活动范围的局限性所决定的。不过,目前这类规定有些松动。协会负责人经常与另外一个省市的协会签署互惠协议,这样A省的分会此年到B省开,B省的分会彼年到A省开,既对本地经济有好处,又可对协会成员提供一个刺激会议活动出席率的理想会址。

      其四,选择的酒店类型。协会会议及会议旅游在酒店的选择上没有一定的模式。根据美国协会会议趋势报告所反映的情况,不同类型会议活动选择不同类型的酒店和场所。这是因为协会本身就存在差别,即使是同一个协会,所举行的会议活动也不相同,所以任何酒店都能为协会的某一种会议活动提供服务。具体地讲,会议活动在何种类型的酒店举行,取决于协会会议的规模、性质和期限。


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